Organizacja wyjazdu na targi w kilku krokach
Organizacja wyjazdu na targi w kilku krokach
Wojciech Ryttel, Marketing Manager, Maxpol Sp. z o.o.
Przedstawiamy wytyczne pomocne przy wystawianiu firmy na międzynarodowych targach oraz jakimi należy się kierować przy wyborze wystawy oraz kilka wskazówek odnośnie organizacji stoiska.
Jak wybrać targi?
Podczas poszukiwań należy kierować się specjalizacją firmy, wykorzystując wewnętrzny podział w obrębie danej branży, np. słodycze z grupy targów spożywczych, automechanika z salonu samochodowego, maszyny budowlane z targów budownictwa itp. Kiedy wyodrębnimy grupę targów, na których możemy zaprezentować nasze produkty, powinniśmy zwrócić uwagę na kilka danych dotyczących poprzednich edycji imprez. Na stronach internetowych organizatorów można znaleźć dane na temat liczby zwiedzających, liczby wystawców oraz średnią wartość zawartych transakcji. Liczba zwiedzających i liczba wystawców są niewątpliwie miernikami wielkości targów. Dla wystawców, którzy już funkcjonują na rynku ilość zwiedzających nie ma tak dużego znaczenia. Udział takiej firmy w targach ma jej przede wszystkim umożliwić spotkania z dotychczasowymi klientami, a w drugiej kolejności pomóc w pozyskaniu nowych odbiorców. Liczba wystawców pozwala rozpoznać innych producentów, ocenić atrakcyjność produktu. Pozwala również zidentyfikować pozycję konkurencji na danym rynku. Średnia ilość zawieranych transakcji nie jest decydującym miernikiem. W przypadku większości wystawców wartość zawartych transakcji w wyniku obecności na targach stanowi tajemnicę handlową.
Ustalanie kalendarza
Kalendarz targów należy ustalić w zależności od tego, czy dane targi są organizowane rokrocznie, czy odbywają się cyklicznie co dwa lata. Dla przykładu, dwie największe brytyjskie imprezy targowe branży rolno spożywczej: IFE w Londynie oraz Food and Drink Expo w Birmingham, organizowane są naprzemiennie co dwa lata. Miejsce wystawy oraz organizator ulegają zmianie, natomiast charakterystyka wystawców i zwiedzających pozostają podobne. Należy podkreślić, że obecność na obu imprezach może znacząco wzmocnić wizerunek firmy na danym rynku. Na bardzo prestiżowych targach rezerwacji przestrzeni na kolejną ich edycję należy dokonać już nawet podczas aktualnej edycji. W innym przypadku może się okazać, że nie ma wolnej powierzchni lub lokalizacja oferowana przez organizatora jest mało atrakcyjna. Zwykle wyboru należy dokonywać z rocznym wyprzedzeniem podczas przygotowywania budżetu na nadchodzący rok, natomiast rezerwacji przestrzeni na sześć miesięcy przed targami.
Wybór lokalizacji
Najkorzystniejsze lokalizacje to te, które przyciągają największą liczbę zwiedzających. Polecam centrum hali wystawienniczej oraz stoiska wzdłuż środkowej ścieżki dla zwiedzających.
Im bardziej otwarte jest stoisko, tym korzystniej się prezentuje. Właśnie dlatego najdroższe są stoiska na wyspach otwartych z czterech stron. Największym powodzeniem wśród wystawców cieszą się natomiast stoiska narożne, gdzie zwiedzający obserwują eksponaty z dwóch stron. Wybór zajmowanej przestrzeni zależy od indywidualnych preferencji oraz prezentowanych eksponatów i waha się średnio od 9 do 40 metrów kwadratowych.
Im bardziej otwarte jest stoisko, tym korzystniej się prezentuje. Właśnie dlatego najdroższe są stoiska na wyspach otwartych z czterech stron. Największym powodzeniem wśród wystawców cieszą się natomiast stoiska narożne, gdzie zwiedzający obserwują eksponaty z dwóch stron. Wybór zajmowanej przestrzeni zależy od indywidualnych preferencji oraz prezentowanych eksponatów i waha się średnio od 9 do 40 metrów kwadratowych.
Aranżacja stoiska
Tu ograniczają nas dwa czynniki: budżet i wyobraźnia. Na międzynarodowych targach można zaobserwować stoiska standardowe wykonane w technologii octanom, jak i złożone stoiska wielopoziomowe, wykorzystujące najnowocześniejsze technologie.
Transport eksponatów
Tu wybór należy do wystawcy. Można wykorzystać własną flotę lub skorzystać z usług firmy spedycyjnej. Jeśli wybraliśmy firmę kurierską lub logistyczną, pamiętajmy żeby dokładnie podać numer stoiska, na które eksponaty mają być dostarczone.
Rezerwacja przelotu oraz miejsca hotelowego
Na stronie internetowej organizatora targów często dostępna jest lista hoteli znajdujących się w pobliżu targów. Polecam wczesne rezerwacje, najlepiej dokonane równorzędnie z rezerwacją przestrzeni wystawienniczej.
Wysyłanie zaproszeń
Budowa bazy firm odwiedzających targi podczas poprzednich edycji i przesłanie zaproszeń na nasze stoisko potencjalnym kontrahentom znacznie zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu. Listy firm można uzyskać za pośrednictwem izb handlowych.
Profesjonalne przygotowanie się do targów
Ogół czynności związanych z wystawianiem firmy na międzynarodowych targach jest dla części wystawców kłopotliwy. Dlatego też wielu z nich zleca realizację stoiska profesjonalnym firmom, które zgodnie z preferencjami klientów przygotowują projekt stoiska, nadzorują jego budowę na kilka dni przed targami, przesyłają eksponaty, dokonują rezerwacji hotelu i przelotu. W takiej sytuacji wystawcy mogą skoncentrować się przede wszystkim na promocji produktów
i nawiązywaniu kontaktów handlowych na targach.
i nawiązywaniu kontaktów handlowych na targach.
Listy z podziękowaniem
Targi często oznaczają niezliczoną liczbę wizytówek, które przywozimy do domu. Po zakończeniu targów, dobrym zwyczajem jest przesłanie listów z podziękowaniem osobom, które odwiedziły nasze stoisko. Nigdy nie wiadomo, kto może się stać naszym stałym klientem w przyszłości. Nie zaszkodzi zaprosić potencjalnych klientów, by odwiedzili naszą firmę w kraju, a już na pewno nasze stoisko podczas kolejnych edycji targów.
